Главная » Как правильно ставить


Зачем руководителю уметь правильно ставить задачи




Правила ППЗ (правильно поставленной задачи)

Часто недоразумения между Вами и руководителем либо Вами и Вашим коллегой возникают из за недопонимания. Для того чтобы избежать этой главной напасти в рабочих отношениях, нужно научиться правильно ставить задачи. К нашему счастью, научиться этому можно. О том, что стоит и чего не стоит делать для того, чтобы процесс работы шел в верном направлении с максимально заданной скоростью, в материале журнала

Итак, Вашему вниманию – 3 правила ППЗ.

Задача должна быть четкой, ясной и понятной исполнителю.
Если руководитель не может сформулировать задачу, то исполнитель этого никогда не сделает. Внакладе останутся оба. Руководитель должен знать, что, когда, зачем и в какой форме он хочет получить.

Пример плохо поставленной задачи:

— С этой презентацией что то не то
— Надо еще вот это поправить, но там не ясно еще точно, поэтому ты пока это не делай, просто подумай, может, какие то мысли появятся

Пример хорошо поставленной задачи:

— В презентации надо поменять фон на наши фирменные цвета.
— В следующий раз пришли мне таблицу в Exсel, а не в вордовском документе.

Сроки должны быть оговорены непременно. Если дедлайн не задан, считайте, задача не будет выполнена никогда. Чем точнее определены временные границы задачи, тем проще ее выполнить. Именно руководитель должен спланировать работу исполнителя, назвав реальные сроки.

Пример плохо поставленной задачи:

— Надо сделать это и еще вот то. Как будет время, сделай.

Пример хорошо поставленной задачи:

— Надо сделать это к понедельнику.

Если задача терпит отлагательства, руководитель может попросить Вас самих назвать срок выполнения задания. Тем самым он продемонстрирует свое доверие к Вам как к специалисту.

— Надо отправить этот конверт. Когда сможешь?
— В среду после обеда.

Сделал дело, гуляй смело. Выполнил задачу – отпусти ее. Если этого не происходит, она будет висеть мертвым грузом, мешая двигаться дальше.

Пример плохо поставленной задачи:

— Собери для меня информацию по строительному рынку.

Пример хорошо поставленной задачи:

— Собери для меня информацию по основным игрокам строительного рынка (возьми компании такие то), мне нужны данные об этом и об этом, а также запроси у них то то и то то.

Умейте ставить точку.

Бывают случаи, когда задача вроде бы и выполнена, но не до конца. Вернемся к этому вопросу позже, если что
Для исполнителя важно принятие или непринятие результатов его работы.



Камасутра для оратора - Радислав Гандапас

Здравствуйте, уважаемые коллеги!

В предлагаемом Вашему вниманию серии рассылок попробуем осознанно ответить на вопрос:

ЗАЧЕМ ОРГАНИЗАЦИИ НУЖНО УМЕТЬ ПРАВИЛЬНО СТАВИТЬ ЗАДАЧИ И ДОБИВАТЬСЯ ИХ ИСПОЛНЕНИЯ?

Для развития бизнеса нужно четко ставить задачи и добиваться их выполнения

Общаясь по роду своей деятельности с руководителями различных компаний, я задаю им вопрос: – а как у вас в компании организована постановка задач и контроль за их исполнением? И часто слышу в ответ, что большинство руководителей ставит задачи по ходу дела , в устной форме, и нигде их не фиксирует.

Констатируя данный факт, хочу подчеркнуть, что основным принципом управления является сдедующий: Если поставил задачу – проконтролируй результат ее исполнения, иначе, зачем ты ее ставил . Отсюда напрашивается простой вывод – 90% задач, поставленных в устной форме и не зафиксированных письменно, не выполняются. А не выполняются они всего лишь по одной простой причине – о них забывают. Забывает и руководитель, который поставил, эту задачу, забывает и исполнитель, который должен был эту задачу выполнить. А забыли они об этой задаче потому, что она не была зафиксирована в корпоративной системе, и факт ее выполнения (не выполнения) ни как не отражался на материальном вознаграждении исполнителя.

А о невыполненной задаче вспоминают, как правило, в случае, если произошло какое-то неожиданное событие из-за того, что данная задача была не выполнена. И тут начинаются разборки – кто виноват? Как правило, виноват всегда крайний, то есть исполнитель. На самом деле, исполнитель является жертвой отсутствия в компании системы управления задачами. И для того, чтобы доказать исполнителю, что он не прав – поставленная ему задача должна быть зафиксирована в корпоративной системе, принята исполнителем. А результат ее выполнения должен влиять на материальное вознаграждение сотрудника. В данном случае, за невыполненную задачу отвечает исполнитель, во всех же других случаях – руководитель.

Не в лучшем случае обстоит дело, когда задачи ставятся в письменном виде по электронной почте и не фиксируются в корпоративной системе. О них, также. частенько забывают, но, в случае, возникновения какого-нибудь неприятного события, вспоминают и доказывают исполнителю, что он не прав. Но и тут, часто, исполнитель начинает говорить, что я такую задачу по электронной почте не получал, и пытается переложить вину на ИТ-службу. И такое встречалось.

Исходя из всего сказанного, можно сделать простой вывод:

Если Вы хотите, чтобы задача была выполнена – фиксируйте ее в специализированной корпоративной системе и контролируйте результат ее выполнения. Если Вы не хотите контролировать результат выполнения задачи – зачем вообще Вы ее ставите?

В последующих выпусках рассылки мы рассмотрим, откуда вообще возникают задачи в компании, каков их приоритет. Какие задачи нужно фиксировать в корпоративной системе, а какие можно ставить и контролировать по ходу дела . Как говориться, продолжение следует.

Свои вопросы Вы можете задать мне:

Как правильно ставить задачи сотрудникам

Умение правильно поставить задачу сотруднику, является очень важным навыком любого руководителя. Это важно для эффективного руководство предприятием. Но это не такая простая задача,как может показаться на первый взгляд. Давайте рассмотрим, как это правильно сделать.

Для правильной постановки задачи используются критерии смарт (smart). То есть задача должна чётко соответствовать каждому из этих критериев.

1. S pecific — задача должна быть конкретной и чёткой

2. M easurable — задача должна быть измеримой

3. A chievable — задача должна быть достижимой. то есть должна быть обеспечена необходимыми ресурсами, как внешними, так и внутренними

4. R elevant — задача должна быть уместной в данной ситуации, то есть релевантной. Это значит, что задача вписывается в текущую ситуацию, выполнение этой задачи не ставит под угрозу выполнение других задач, то есть не нарушается баланс.

5. T imebound — задача, должна быть ограничена по срокам выполнения. То есть иметь точный срок выполнения, либо по фиксированной дате, либо охватывать определённый период.

Пример правильно поставленной задачи по SMART:

Задача маркетологу аптечной сети:

Провести лотерею в аптеке за покупку от 300 рублей.Срок с 1 марта по 1 апреля. В результате акции рост среднего чека в аптеке, должен быть с 230 до 260 рублей.

Теперь поговорим о способах постановки задачи. Их различают три: по проблеме, по результату, по алгоритму.

По проблеме

Руководитель формулирует проблему, но не вдаётся в подробности, того, каким способом она будет решена. Тем самым повышается статус сотрудника и есть возможность для творческого подхода. Кроме того, это экономит время.

Понятно, что ход выполнения задачи, в этом случае будет трудно контролировать, не ясен результат. Поэтому, этот способ применяется, когда задача ставиться высококвалифицированному сотруднику, которому вы полностью доверяете.

По результату

Вы, как руководитель, формулируйте проблему и говорите, какой хотите получить результат. Как этого результата добиться, подчинённый решает сам. В этом случае, ясен результат, но, в то же время развивается самостоятельность подчинённого. Время, так же, экономиться.

Нужно потратить определённое время на согласование результата, подчинённый должен быть хорошо мотивирован. Поэтому, ваш сотрудник, должен быть опытным, наделённым необходимыми полномочиями. И критерии результата должны быть чёткими.

По алгоритму

В этом случае, не только формулируется проблема, описывается желаемый результат, но и предлагается подчинённому подробный план действий.

В этом случае, всё чётко и конкретно, легко контролируется весь процесс выполнения задачи. Но, много времени уходит на постановку задачи, понижается ответственность работника, отсутствует творчество. Этот метод используется в ситуации, когда у вашего подчинённого низкая квалификация или задание выполняется в первый раз.

Грамотно и правильно поставленная задача, с налаженной системой контроля, поможет вам в разы повысить эффективность управления бизнес процессами вашей организации.

Источники: http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=632, http://subscribe.ru/archive/economics.book.automation/201003/30151310.html, http://laudator.ru/businessguides/kak-pravilno-stavit-zadachi-sotrudnikam.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения

МЕНЮ

Избранные статьи

Как посеять газонную траву правильно видео

Заполучить первоклассный газон у далее...

Как правильно принимать укроп при болезни почек

Семена укропа как далее...

Как правильно ставить на тотал в теннисе

Ставки на тотал в теннисе. Теннис наверное далее...

Как правильно посадить лист фиалки с корнями

Как правильно посадить черенок фиалки с корнями в далее...

Правильно обрезать молодые деревья весной

Обрезка плодовых деревьев весной Весенняя обрезка плодовых деревьев необходима далее...

Правильно готовить плов баранины

Как приготовить плов из баранины? Сегодня далее...

Правильно настроить ресивер yamaha

На ваш адрес электронной почты мы выслали далее...

Популярные статьи

Интересно

Правильно чистить зубы годовалому ребенку

Как чистить зубы годовалому ребенку - основные рекомендации для родителей Как чистить зубы годовалому ребенку должны задумываться каждые родители. Многие считают, что в младенческом возрасте кроха совершенно...


Как правильно оформлять приложение в дипломной работе

оформление приложений в дипломе Дипломный проект и его защита является неотъемлемой частью любого учебного процесса. Именно диплом демонстрирует итог обучения студента. Поэтому...


Как правильно носить младенца на руках видео

Как правильно носить грудничка От того, как вы носите малыша, зависит развитие мышечного аппарата и рост скелета новорожденного. Неправильное положение...