Главная » Как правильно ставить


Как правильно ставить гриф утверждаю

Большая Энциклопедия Нефти Газа

Гриф - утверждение

Гриф утверждения акта расположен в правом верхнем углу лицевой стороны документа. Лицо, утверждающее документ, в грифе утверждения на лицевой стороне документа указывает свою должность, расписывается, затем делает расшифровку подписи ( пишет разборчиво фамилию и инициалы) и ставит дату утверждения акта.

Гриф утверждения акта расположен в правом верхнем углу лицевой стороны документа Лицо, утверждающее документ, в грифе утверждения на лицевой стороне документа указывает свою должность, расписывается, затем делает расшифровку подписи ( пишет разборчиво фамилию и инициалы) и ставит дату утверждения акта.

Реквизит гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДАЮ ( или УТВЕРЖДЕНО), полного наименования должности лица, утверждающего документ ( включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизита бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия.

При оформлении реквизита гриф утверждения рекомендуется флаговое расположение его составных элементов.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

В реквизитах подпись, гриф утверждения и гриф согласования должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог За или косую черту перед наименованием должности.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа, если требуются дополнительные разъяснения.

Составные части реквизитов адресат, гриф утверждения. отметка о наличии приложения, гриф согласования следует отделять друг от друга 1 5 - 2 межстрочными интервалами.

От 5-го положения табулятора печатают реквизиты гриф утверждения и гриф ограничения доступа к документу, а также второй ряд грифов согласования. Если документ имеет несколько грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. В таком случае первый ряд грифов согласования располагается от 0-го, а второй - от 5-го положения табулятора.

От 5-го положения табулятора печатают: гриф утверждения - слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности и дату; второй гриф согласования; надпись на приложении к документу; отметку о переносе данных на машинный носитель.

Утверждение документов производится двумя способами: проставлением грифа утверждения или изданием самостоятельного правового акта ( например, приказа), причем последний способ применяется в случаях, когда введение в действие документа требует дополнительных распоряжений и указаний.

Для некоторых разновидностей протокола вводятся такие реквизиты, как грифы утверждения и согласования.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

. Copyright 2008 - 2014 by Знание

Три способа утвердить документ

Гриф утверждения входит в перечень реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Мы рассмотрим три способа утвердить документ в организации: лично руководителем и с помощью приказа, а также письмом, если требуется утверждение извне – контролирующей организацией или учреждением, министерством и т.п. Приведем примеры оформления реквизита и отметок на документе.

Для чего утверждаются документы?

В целом факт утверждения говорит о том, что руководитель организации видел документ и согласен с его содержанием. Во многих случаях – например, с инструкциями, положениями, регламентами – подпись под словом «УТВЕРЖДАЮ» означает введение документа в действие. Гриф утверждения является реквизитом, который придает документу юридическую силу.

Кто утверждает документы?

Обычно утверждение документов входит в компетенцию только первого лица компании – генерального директора. Однако если организация крупная и в ней работают несколько больших подразделений (департаменты, дирекции, управления), право на утверждение некоторых документов может быть передано руководителям этих подразделений по доверенностям. Гриф утверждения оформляется каждый раз одинаково независимо от того, кто утверждает документ.

Способ 1. Утверждение документа подписью директора

Это самый простой способ утвердить документ. Проект передается генеральному директору или уполномоченному им руководителю, который, ознакомившись с ним, расписывается в грифе, например:

Генеральный директор ООО «Альфа»

Чугунов П.П. Чугунов

Обратите внимание: слово «утверждаю» стоит в первом лице единственного числа, указывается должность руководителя и наименование компании, а завершается гриф датой утверждения.

Способ 2. Утверждение приказом

К приказу по основной деятельности обращаются, если дополнительно с утверждением над документом нужно произвести еще какие-то действия. Например, ознакомить всех работников организации с ним или одновременно отменить действующий ранее документ.

Сначала издается приказ. Текст примерно следующий:

В целях оптимизации процессов делопроизводства ООО «Луч»

  1. Отменить Инструкцию по делопроизводству ООО «Луч», утвержденную Приказом от 16.09 №234, с 14.09.
  2. Утвердить и ввести в действие с 14.09 Регламент по делопроизводству ООО «Луч» (прилагается; далее «Регламент»).
  3. Начальнику отдела делопроизводства Светлову А.А. ознакомить с Регламентом работников ООО «Луч» до 11.09.
  4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на административного директора Темную Л.Д.

Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. С этого момента документ считается утвержденным. Гриф оформляется так:

Приказом ООО «Альфа»

Слово «утвержден» склоняется в зависимости от вида документа: регламент утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено, правила утверждены.

Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем. Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения. Большинство специалистов склоняется к такому варианту:

Приказом ООО «Альфа»

Способ 3. Внешнее утверждение документа

Некоторые организации должны утверждать ряд своих документов в контролирующих, надзорных органах или в вышестоящих организациях. Согласование здесь может быть оформлено обоими перечисленными выше способами, но самый распространенный – третий, а именно письмом.

Алгоритм действий таков. Организация создает проект документа, согласует его, подписывает и направляет копию в вышестоящий орган. К проекту прилагается сопроводительное письмо с обоснованием и просьбой об утверждении. Если ответ положительный, то в ответ тоже придет письмо, и гриф будет выглядеть так:

Письмом ОАО «Нефтепром»

Оригинал письма с утверждением нужно хранить вместе с оригиналом утвержденного документа столько, сколько хранится сам документ.

Если утверждающих несколько

Если документ утверждают несколько организаций, то грифы располагаются на одном уровне:

Ссылка на утвержденный документ

Поскольку, как уже говорилось, гриф утверждения придает документу юридическую силу, информация об утверждении теперь всегда будет «преследовать» этот документ, если понадобится где-то сослаться на него. Выглядит это так:

В соответствии с п. 3.7. Инструкции по делопроизводству ООО «Альфа» (утверждена генеральным директором 03.08)…

Руководствуясь п.п. 4 – 9 Положения о взаимоотношениях организаций (утв. Приказом ООО «Бета» от 04.08.15 №234-ОРД и Приказом ООО «Гамма» от 05.08 №35/467-15)…

Общие особенности оформления грифа утверждения

Гриф утверждения всегда располагается справа в верхней части первого (или титульного) листа документа. Повторять гриф на каждой странице документа не нужно. Независимо от того, как утвержден документ, в грифе обязательно содержится дата утверждения. Это и есть дата документа. Если документ утвержден несколькими организациями в разные дни, то даты все равно проставляют все, а датой документа будет считаться последняя – самая поздняя – из них.

Гриф утверждения – это не подпись!

Нельзя путать гриф утверждения с подписанием документа. Руководителю организации на утверждение должен попасть документ, уже подписанный другим должностным лицом, которое в иерархии компании стоит ниже на одну ступеньку. Например, Положение о бухгалтерии: его подписывает главбух, а утверждает генеральный директор.

Если документ утверждается внешней организацией (например, Ростехнадзором), то он попадает туда, подписанный руководителем организации-автора.

Какие документы нужно утверждать?

Примерный перечень документов, которые нужно утверждать руководителем, приведен в Приложении 7 документа по названием «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003». Каждая организация сама определяет для себя такой перечень и вносит его в свою инструкцию по делопроизводству.

Похожие статьи

Реквизит 15 гриф утверждения документа

Реквизит 15 гриф утверждения документа. Документы, кото­рые не могут быть введены в действие их авторами, приобрета­ют юридическую силу после утверждения руководителем орга­низации, коллегиальным (совещательным) органом или выше­стоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу: проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его вы­ходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Утверждение изданием распорядительного документа прак­тикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяс­нения или какие-то действия, мероприятия по внедрению ут­верждаемого документа. В этом случае на утверждаемом доку­менте проставляется гриф утверждения со ссылкой на распоря­дительный документ. При утверждении документа постановле­нием, решением, приказом, протоколом гриф утверждения со­стоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

Главного управления лицензирования и

Протоколом Совета Университета

Е сли документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утвержде­ния оформляется на документе следующим образом:

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТ­ВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центри­ровать элементы относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении 1.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в.
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах. Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН.
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ. Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской.
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство. сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства.
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство. которое состоит в.

делопроизводство. которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов.
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без.
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в. Ведет делопроизводство. выполняет различные операции с применением компьютерной.
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

Источники: http://www.ngpedia.ru/id649739p2.html, http://thebestsecretary.ru/?p=4248, http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/34.htm

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения

МЕНЮ

Избранные статьи

Как правильно сажать гладиолусы весной видео

Подробно как правильно далее...

Правильно принимать грецкий орех

Масло грецкого ореха для похудения. Волшебный деликатес. Давно доказано, что далее...

Как правильно чистить речную рыбу

Чистим речную рыбу от чешуи 05 Янв 2015 19:23 Добрый день далее...

Как правильно посадить редиску

Посадка редиса весной. Редис пожалуй самый первый овощ, далее...

Как правильно кормить щенка 3 4 месяцев

Как правильно кормить щенка Появление щенка в далее...

Как правильно опрыскать огурцы сывороткой

Как опрыскивать огурцы Этот овощ далее...

Как правильно оформлять диплом в рамочки

Рамки для оформления диплома Рассчитать стоимость написания работы Для студентов большинства далее...

Популярные статьи

Интересно

Как правильно пить сырые перепелиные яйца

КакИменно.ру как именно решать возникающие проблемы Полная версия сайта Перепелиные яйца – не только очень вкусный, но...


Как правильно посадить семена герани

Герань из семян Любителям выращивания растений из семян будет интересна информация о том, как вырастить на участке герань и ухаживать за ней....


Как правильно рассчитать изгиб для навеса

Как рассчитать нагрузку на профильную трубу Выбирая профильную трубу для несущих конструкций самостоятельно, заказчик понимает важность точных вычислений...